Jak ukočírovat tým, který není každý den pohromadě v kanceláři

Agenturní tým dnes zdaleka netvoří jen lidé, kteří spolu sedí každý pracovní den ve stejné kanceláři. Na jednom projektu se potkává account, externí grafik, juniorní markeťák, kampaňový specialista i člověk, který pracuje jen dva dny v týdnu. Každý má jinou kapacitu, zkušenosti i přehled o projektu nebo klientovi.

To samo o sobě není problém. Díky externím spolupracovníkům můžeme do projektu zapojit přesně takovou specializaci, jakou potřebujeme. Part-time kolegové zase přinášejí flexibilitu a juniorní členové týmu mohou postupně vyrůst v samostatné specialisty. Často navíc přinášejí svěží vítr a originální pohled na věc.

Problém nastává ve chvíli, kdy spolu s týmem začne růst také komunikační chaos. Zadání přijde e-mailem, podklady do zprávy, důležité doplnění zazní na callu a termín zůstane v hlavě projekťáka. Člověk, který nebyl u celé předchozí komunikace, se potom nepustí rovnou do práce. Nejdřív pátrá.

Jak tedy řídit různorodý tým tak, aby se neplýtvalo energií na dohledávání informací, urgence a nekonečné vysvětlování? Jinými slovy: jak to udělat, aby každý věděl, co má dělat, kdy to má dělat a měl k tomu všechno potřebné?

Každý pracuje jinak, zadání ale musí fungovat pro všechny

Senior si často dokáže domyslet kontext. Junior někdy. Externista ho ale domýšlet nemůže. A ani by se to po něm nemělo chtít.

Obecné zadání typu „potřebujeme připravit post na příští týden“ pro externistu prostě nestačí. Možná dává smysl člověku, který s klientem strávil několik hodin na schůzkách. Pro kohokoliv dalšího ale otevírá řadu otázek. Pro jakou síť? S jakým cílem? V jakém formátu? Má navazovat na předchozí komunikaci? A co vlastně znamená „připravit“ – dodat text, grafiku, nebo celý výstup připravený ke zveřejnění?

Dobré zadání by mělo jasně říct

• co má vzniknout
• pro koho a proč
• v jakém formátu
• z jakých podkladů
• do kdy
• kdo výstup schvaluje
• co už klient odmítl nebo nechce používat a co naopak vyžaduje či oceňuje

Čím méně je člověk zapojený do každodenního chodu agentury, tím méně lze spoléhat na kontext, který „přece všichni znají“. Pokud je důležitý pro výsledek, musí být součástí zadání. Nebo být dohledatelný na jedno kliknutí.

Jedno místo, kde platí aktuální verze pravdy

Brief v e-mailu, doplnění na Slacku, připomínka po telefonu a termín v kalendáři jsou spolehlivým receptem na zmatek. Ne proto, že by některý z těchto kanálů nefungoval. Problém je, že každý obsahuje jen část informací.

Nám v tomhle zásadně pomáhá Freelo. U každého úkolu držíme na jednom místě zadání, podklady, termín, odpovědnost i následný feedback. Když se něco změní, změna musí být ve Freelu. Navíc můžeme v rámci Freela jednoduše odkázat na kontext z jiných úkolů.

Člověk, který se k projektu připojí až v průběhu, se tak nemusí proklikávat hromadou e-mailů nebo zjišťovat, komu má zavolat. Projektový manažer zase nemusí každému zvlášť vysvětlovat, která verze zadání/grafiky/textu/videa momentálně platí.

Freelo nám nepomáhá primárně kontrolovat lidi, i když umí. Pomáhá nám hlavně s tím, aby každý věděl, co má dělat.

Funguje to ale jen tehdy, když celý tým přijme jednoduché pravidlo: to, co je důležité pro splnění úkolu, musí být „zafreelovaný“. Telefonát nebo zpráva na WhatsAppu mohou být klientem preferovanými komunikačními kanály, ale výsledek domluvy musí být ve Freelu u konkrétního úkolu.

Výhoda Freela nebo podobného nástroje na projektové řízení je vidět i ve chvíli, kdy si lidé předávají rozpracovanou práci. Jeden grafik může vizuál začít a druhý ho později dokončit, aniž by potřeboval složitý handover. V zadání a společném feedu úkolu ve Freelu najde podklady, průběžné verze, připomínky i všechna rozhodnutí, která mezitím padla. Může tak navázat přesně tam, kde kolega skončil. Předání štafety proběhne hladce, protože celý kontext zůstává přímo u daného úkolu.

Termín nestačí, potřebujeme znát také kapacitu

„Hotovo do pátku“ může znamenat skoro cokoli. Je pátek termínem pro první návrh? Pro interní kontrolu? Nebo už pro finální výstup, který se má odevzdat klientovi?

U každého zadání rozlišovat mezi několika fázemi

• dodáním první verze
• interní kontrolou
• zapracováním připomínek 
• finálním odevzdáním

Je potřeba si vždycky přesně stanovit, ke které fázi se uvedený termín vztahuje. „Termín první verze“ znamená něco jiného než „termín finálního odevzdání“. Jinak snadno vznikne situace, kdy první verze dorazí v pátek večer a v pondělí ráno má být hotový výstup u klienta. Formálně přitom nikdo termín neporušil – jen každý rozuměl zadání trochu jinak.

Stejně důležité je vědět, zda má daný člověk na úkol vůbec prostor. Ve Freelu má každý člen týmu vlastní profil, kde vidíme všechny jeho přiřazené úkoly a jejich deadliny. Při rozdělování práce tak nemusíme kapacitu odhadovat ani postupně obepisovat jednotlivé kolegy. Rovnou vidíme, kdo má prostor a komu by další úkol mohl narušit flow. 

Samozřejmostí jsou pro nás  sdílené kalendáře. Díky nim víme, kdy jsou kolegové v práci, kdo má dovolenou nebo kdo stráví půl dne na schůzkách. Freelo nám ukazuje, co má kdo na stole, a sdílený kalendář zase, kdy se tomu může věnovat. Teprve dohromady nám dávají reálný přehled o kapacitě celého týmu.

Junior nepotřebuje jen úkol, ale také mantinely

Juniorovi příliš nepomůže zadání „napiš post“. Potřebuje vědět, co má text splnit, jak značka mluví, co se klientovi nelíbí a podle čeho poznáme dobrý výsledek.

To ale neznamená, že zadání musí být delší než samotný výstup. Smyslem není popsat každé slovo předem. Stačí dodat potřebný kontext, jasné hranice a několik relevantních příkladů.

Místo obecného „udělej to trochu zajímavější“ je užitečnější vysvětlit, zda má být text uvolněnější, konkrétnější, kratší nebo více zaměřený na produkt. Čím přesnější jsou mantinely, tím větší prostor může junior dostat v jejich rámci.

Součástí práce s juniory je také naučit je rozeznávat hranici mezi tím, co si mohou rozhodnout sami, a situací, kdy už se mají přijít poradit. Pokud ji neznají, mohou snadno sklouznout k jednomu ze dvou extrémů: buď konzultují každou drobnost, nebo bez dostatečného kontextu udělají rozhodnutí, které zásadně ovlivní celý výstup. Jasně vymezený rozhodovací prostor jim dává větší samostatnost a zároveň chrání projekt před zbytečnými přešlapy a bobtnáním odpracovaných hodin.

Dobré zadání člověka nevede za ruku při každém kroku. Dává mu dostatek informací, aby věděl, kdy může jednat samostatně a kdy je lepší se zastavit a zeptat.

Feedback nesmí zmizet po odevzdání

Když není čas, může být lákavé výstup jednoduše opravit a poslat dál. V tu chvíli je to možná rychlejší. Příště ale velmi pravděpodobně dostaneme stejnou chybu znovu.

Feedback by proto měl zůstat přímo u úkolu a měl by být konkrétní. Člověk potřebuje vědět:

• co měníme
• proč to měníme
• zda jde o chybu, pravidlo značky, nebo osobní preferenci
• co má příště udělat jinak

Rozdíl mezi „tohle se mi nelíbí“ a „značka nepoužívá anglicismy, proto změňme tento výraz“ je obrovský. První komentář řeší jeden konkrétní výstup. Druhý pomáhá zlepšit všechny další. Freelo nám v tomto funguje také jako paměť projektu – ke všem předchozím verzím, připomínkám a rozhodnutím se můžeme kdykoli vrátit.

Proces má pomáhat, ne dusit

Cílem použití Freela není sledovat, kdo kolikrát otevřel nějaký úkol. Proces má odstranit nejistotu, ne vytvořit další vrstvu administrativy.

V praxi často stačí několik pevných pravidel

• co není v úkolu, jako by nebylo
• každý úkol má jednoho řešitele, který za něj odpovídá
• každý úkol má jasný termín
• důležité změny se zapisují na jedno místo
• dokončení znamená skutečně připravený výstup, tedy i odpovídající záznam ve Freelu, ne jen „něco jsem tam nahrál“

Projektový systém musí být dostatečně jednoduchý, aby ho lidé opravdu používali. Pokud jeho obsluha zabere více času než samotná práce, začne ho tým obcházet. Když ale odstraňuje opakované dotazy, dohledávání podkladů a zbytečné urgence, rychle se stane přirozenou součástí spolupráce.

Dobře nastavený systém dává všem větší přehled

Různorodý tým nemusí být složitější na řízení. Může být pružnější a přinášet zkušenosti, které by jeden stálý tým nedokázal pokrýt. Funguje to ale jen tehdy, když spolu s počtem lidí neroste také množství komunikačního chaosu.

Freelo je v tomto náš největší pomocník. Neodvede práci za nás, ale dává jí společný prostor, jasné odpovědnosti a dohledatelnou historii. Díky tomu nemusí být každý člověk každý den v kanceláři ani na každé schůzce, aby věděl, co se od něj očekává.

Externisté ani junioři nepotřebují znát všechno. Potřebují ale mít přehled o tom, co je důležité pro jejich práci.

tzv. „zafreelovat„ – Zanést do Freela informace a výstupy z meetingu, callu, e-mailu, WhatsAppu nebo telefonátu a převést je do konkrétního plánu práce. Po zafreelování má každý úkol svého řešitele, deadline, podklady a jasný další krok, takže všichni vědí, co mají dělat. Zafreelovat lze celý meeting i jediný klientský požadavek – zkrátka cokoli, co nemá zůstat viset v komunikačním vzduchoprázdnu. Co není zafreelované, jako by nebylo.